Generador de informes de gastos
Enumera tus gastos de empresa, marca cuáles pagaste tú y cuáles se cargaron a la tarjeta de la empresa, añade el kilometraje recorrido en tu propio coche y obtén el importe que te deben. La lista de recibos numera cada recibo y señala los que pedirá el aprobador, y el PDF queda listo para firmar.
Última actualización:
Datos del informe
Gastos
Kilometraje (vehículo personal)
El valor predeterminado es la tarifa estándar del IRS para uso comercial de 2025, 70¢ por milla. Usa la tarifa de tu empresa o la tarifa del IRS del año en curso si es diferente.
Totales
Lista de recibos
Cómo usar Generador de informes de gastos
- Rellena los datos del informe: tu nombre, departamento, aprobador, propósito comercial y las fechas que abarca el viaje o período.
- Añade cada gasto con su fecha, categoría, una breve descripción y el importe. Pon Pagado por en Tarjeta de empresa para los cargos que la empresa ya pagó.
- Marca Recibo en cada partida de la que tengas recibo y escribe en cada recibo en papel o escaneado el número que aparece en la lista.
- Añade el kilometraje de los viajes de trabajo en tu propio vehículo y comprueba que la tarifa por milla coincide con la política de tu empresa.
- Introduce cualquier anticipo en efectivo que hayas recibido para que se reste del importe a pagar.
- Descarga el informe en PDF, fírmalo, adjunta los recibos y envíalo a tu aprobador. Descarga el CSV si finanzas quiere una hoja de cálculo.
Cómo se calculan los totales
Un informe de gastos responde a una pregunta: ¿cuánto debe la empresa a la persona que lo presenta? El generador usa la misma estructura que la mayoría de los departamentos de finanzas:
- Gastos totales = todas las partidas detalladas, las pague quien las pague.
- Gastos de bolsillo = gastos totales − partidas cargadas a una tarjeta de empresa.
- Kilometraje = millas de trabajo × tarifa por milla. Con la tarifa predeterminada de 70¢, 77 millas = 77 × 0.70 = $53.90.
- Importe a pagar = gastos de bolsillo + kilometraje − anticipo en efectivo. Un resultado negativo significa que el empleado devuelve parte del anticipo.
Las partidas pagadas con tarjeta de empresa se mantienen en el informe porque los aprobadores y contadores necesitan verlas y codificarlas, aunque no se le reembolsen a nadie.
Reglas de recibos de un vistazo
| Gasto | ¿Se necesita recibo? (IRS Pub. 463) | Qué registrar |
|---|---|---|
| Alojamiento (hotel, alquiler de corta estancia) | Siempre, sea cual sea el importe | Factura detallada con la tarifa por noche, los impuestos y las fechas |
| Cualquier otro gasto individual de $75 o más | Sí | Importe, fecha, lugar y tipo de gasto |
| Gastos inferiores a $75 (excepto alojamiento) | El IRS no lo exige; tu empresa puede exigirlo igualmente | Una anotación clara: fecha, lugar, importe y propósito |
| Comidas con clientes | Sí, si es de $75 o más | Quiénes asistieron, su relación comercial y el propósito comercial |
| Kilometraje en tu propio coche | Sin recibo; un registro de kilometraje en su lugar | Fecha, destino, propósito y millas de cada desplazamiento |
Son los mínimos federales de registro para los planes con rendición de cuentas. Las políticas de las empresas suelen ser más estrictas, por ejemplo, recibos para todo lo que supere $25.
Consejos para que los informes se aprueben rápido
- Escribe el propósito como una frase. "Revisión trimestral con Lakeside Foods, Chicago" es mejor que "Viaje".
- Una línea por recibo. Si la factura de un hotel incluye un cargo de restaurante, divídelo en Alojamiento y Comidas para que el subtotal de cada categoría sea correcto.
- Preséntalo pronto. Los planes con rendición de cuentas esperan que los gastos se justifiquen en un plazo razonable; el puerto seguro del IRS es dentro de los 60 días siguientes al gasto.
- Numera los recibos. Escribe R-01, R-02… en cada recibo en el mismo orden que en el informe para que el aprobador pueda emparejarlos en segundos.
- Guarda una copia. Descarga el CSV además del PDF para tener un registro con búsqueda de lo que reclamaste.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un informe de gastos de empresa?
Como mínimo: quién realizó el gasto, el propósito comercial, la fecha, el importe, la categoría o tipo de gasto y un recibo u otro justificante de cada partida. Los informes de viaje suelen mostrar también las fechas y el destino del viaje, el kilometraje recorrido en un coche personal, cualquier anticipo en efectivo y las firmas del empleado y del aprobador.
¿Qué gastos necesitan recibo?
Según las normas del IRS para planes con rendición de cuentas (Publicación 463), necesitas un justificante documental, como un recibo, para cualquier gasto de alojamiento y para cualquier otro gasto de $75 o más. Muchas empresas fijan un límite inferior, a menudo $25, así que consulta tu propia política. Este generador señala el alojamiento y las partidas de $75 o más sin recibo.
¿Cómo se calcula el importe a pagar al empleado?
Importe a pagar = gastos que pagaste tú + kilometraje (millas × tarifa por milla) − cualquier anticipo en efectivo. Los cargos en una tarjeta de empresa figuran en el informe como constancia, pero no se reembolsan porque la empresa ya los pagó. Si el anticipo fue mayor que lo que gastaste, el informe muestra el importe que debes devolver.
¿Qué tarifa de kilometraje debo usar?
La herramienta empieza con la tarifa estándar del IRS para uso comercial de 2025, 70 centavos por milla. El IRS fija una nueva tarifa cada año y los empleadores pueden reembolsar con una tarifa distinta, así que escribe la tarifa que usa tu empresa. El reembolso igual o inferior a la tarifa del IRS con un registro adecuado generalmente no es ingreso imponible para el empleado.
¿Puedo usarlo para una comida o un gasto de atención a clientes?
Sí. Usa la categoría Atención a clientes o Comidas y añade en la descripción o en las notas quiénes asistieron y de qué negocios se habló. Tanto los aprobadores como las normas fiscales buscan la relación comercial y el propósito, y desde 2018 la mayoría de los gastos de entretenimiento ya no son deducibles para la empresa, aunque los empleadores todavía pueden reembolsarlos.
¿Son privados mis datos de gastos?
Sí. Todo se ejecuta en tu navegador. El informe se guarda solo en el almacenamiento local de este navegador para que puedas volver a él, y el PDF y el CSV se crean en tu dispositivo. No se sube nada a ningún servidor.
¿Puedo adjuntar imágenes de los recibos al PDF?
Esta herramienta crea el informe y numera cada recibo para que coincida con las líneas del informe. Para combinar el informe con los recibos escaneados, descarga el PDF, convierte las fotos de los recibos a PDF y une los archivos en un solo documento.
¿Se prueban todas las herramientas de FreeToolCabin para comprobar su calidad y precisión?
Sí. Cada herramienta del sitio pasa pruebas automáticas en navegadores reales para comprobar que el resultado es correcto y que no hay errores. Si encuentras un fallo o tienes una sugerencia, escríbenos a [email protected] y lo revisaremos.