Plantilla de orden de trabajo
Rellena una orden de trabajo de servicio profesional en minutos: cliente y lugar del trabajo, el trabajo solicitado y el realizado, horas de mano de obra, piezas usadas, estado y prioridad; firma en pantalla y descarga un PDF limpio. ¿Necesitas formularios en papel para la furgoneta? Descarga una orden de trabajo en blanco para imprimirla y rellenarla a mano.
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Cómo usar Plantilla de orden de trabajo
- Introduce los datos de tu empresa una vez; se conservan para cada nueva orden de trabajo.
- Rellena el cliente, el lugar del trabajo y el equipo, y luego fija las fechas, el tipo de trabajo, la prioridad y el estado.
- Describe el trabajo: lo que informó el cliente y lo que el técnico encontró e hizo.
- Añade líneas de mano de obra y de piezas; los importes, el impuesto y el total se actualizan mientras escribes.
- Firma en pantalla si quieres y pulsa Descargar PDF. Usa Descargar formulario en blanco para copias en papel y Empezar nueva orden de trabajo para el siguiente trabajo.
Qué incluir en una orden de trabajo de servicio
Una buena orden de trabajo responde a seis preguntas que cualquiera puede comprobar después: quién pidió el trabajo, dónde se hizo, sobre qué, qué se encontró, qué se hizo al respecto y cuánto costó. Rellena las secciones en el orden en que ocurre el trabajo.
| Sección | Qué registrar | Por qué importa |
|---|---|---|
| N.º de orden de trabajo y fechas | Un número único, fecha de solicitud, fecha programada y fecha de finalización | Permite encontrar el trabajo más tarde y medir los tiempos de respuesta y de ejecución |
| Cliente y lugar del trabajo | Contacto de facturación, dirección del servicio si es distinta, notas de acceso | El técnico llega al lugar correcto con los códigos de acceso y los avisos sobre mascotas |
| Equipo | Nombre del activo, marca, modelo y número de serie | Crea un historial de reparaciones y respalda las reclamaciones de garantía |
| Trabajo solicitado | El problema en palabras del cliente | Muestra lo que se autorizó; evita disputas por trabajos adicionales |
| Trabajo realizado | Hallazgos, la reparación, resultados de pruebas, recomendaciones | Demuestra que el trabajo se hizo y explica los cargos |
| Mano de obra y piezas | Horas × tarifa, piezas con cantidades y precios | Se convierte en la factura; controla el costo del trabajo y el uso de piezas |
| Estado, prioridad, firmas | Estado actual, urgencia, conformidad del técnico y del cliente | Despacho ve lo que está abierto; el cliente confirma la finalización |
Cómo funcionan los totales
| Línea | Fórmula | Ejemplo |
|---|---|---|
| Mano de obra | Σ (horas × tarifa por hora) | 1 h × $95 + 1.5 h × $95 = $237.50 |
| Piezas y materiales | Σ (cantidad × costo unitario) | 1 × $38.50 + 2 × $12.00 = $62.50 |
| Importe gravable | Piezas (o todo) × (1 − descuento ÷ bruto) | $62.50 sin descuento |
| Impuesto sobre las ventas | Importe gravable × tasa de impuesto | $62.50 × 7.25% = $4.53 |
| Total | Mano de obra + piezas + cargo por desplazamiento − descuento + impuesto | $237.50 + $62.50 + $49 + $4.53 = $353.53 |
| Saldo pendiente | Total − anticipo pagado | $353.53 − $100 = $253.53 |
Consejos para órdenes de trabajo más rápidas y limpias
- Usa un único patrón de numeración (por ejemplo WO-1001, WO-1002) y nunca reutilices un número. Empezar nueva orden de trabajo suma uno al último número por ti.
- Escribe la solicitud antes de empezar y consigue que la aprueben. Si el trabajo crece, añade el trabajo extra a la descripción y pide al cliente que lo firme.
- Anota las horas de inicio y fin en el trabajo, no de memoria. Redondea la mano de obra como indique tu lista de precios (muchos talleres facturan por cuartos de hora).
- Anota los números de pieza y de serie. Hacen que volver a pedir piezas y las reclamaciones de garantía sean mucho más rápidas.
- Lleva en el vehículo un montón de formularios en blanco impresos para trabajos sin señal, y pásalos a limpio más tarde.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una orden de trabajo?
Una orden de trabajo es un documento que autoriza y registra un trabajo concreto: quién lo solicitó, dónde y en qué equipo, qué se hizo, quién lo hizo, el tiempo de mano de obra y las piezas usadas, y la conformidad del cliente. Las empresas de servicios la usan para enviar técnicos y como base de la factura; los equipos de mantenimiento la usan para controlar las reparaciones de sus propios edificios y equipos.
¿Qué diferencia hay entre una orden de trabajo y una factura?
Una orden de trabajo describe y autoriza el trabajo y registra lo que realmente se hizo, a menudo antes de conocer el precio final. La factura es la solicitud de pago que viene después. Muchas pequeñas empresas convierten la orden de trabajo completada en la factura, por eso esta plantilla totaliza mano de obra, piezas, impuesto y saldo pendiente.
¿Qué diferencia hay entre una orden de trabajo y una orden de compra?
Una orden de compra la emite el comprador a un proveedor para pedir bienes o servicios a un precio acordado. Una orden de trabajo la suele crear el proveedor del servicio (o un equipo de mantenimiento interno) para programar y documentar el trabajo en sí. Se puede anotar el número de orden de compra del cliente en la orden de trabajo para que la factura coincida con su orden de compra.
¿Cómo se calcula el total?
La mano de obra es horas × tarifa por hora en cada línea, y las piezas son cantidad × costo unitario. Se suma cualquier cargo por desplazamiento o visita, se resta el descuento y se aplica el impuesto sobre las ventas a la parte gravable: solo piezas, o mano de obra y piezas, según lo que elijas. Cuando hay descuento, el importe gravable se reduce en la misma proporción. El saldo pendiente es el total menos cualquier anticipo ya pagado.
¿Se debe cobrar impuesto sobre las ventas en la mano de obra?
Depende del estado y del tipo de trabajo. Muchos estados de EE. UU. gravan las piezas y los materiales pero no la mano de obra de reparación o instalación, mientras que otros también gravan algunos servicios. Consulta las normas del departamento de hacienda de tu estado y elige Solo piezas y materiales o Mano de obra y piezas según corresponda.
¿Las firmas dibujadas tienen validez legal?
Una firma dibujada en pantalla demuestra que el cliente aprobó el trabajo, y la ley de EE. UU. (la ley federal E-SIGN y las leyes estatales basadas en la UETA) en general da a las firmas electrónicas el mismo efecto que a las manuscritas cuando ambas partes aceptan firmar electrónicamente. En caso de disputas o trabajos grandes, guarda una copia firmada y consulta las normas que se apliquen a tu oficio.
¿Los datos de mi orden de trabajo son privados?
Sí. El formulario, los totales y el PDF se crean en tu navegador y no se sube nada. Tus datos, incluidas las firmas, se guardan solo en el almacenamiento local de este navegador para que puedas volver más tarde; usa Empezar nueva orden de trabajo para borrar los detalles del trabajo.
¿Se prueban todas las herramientas de FreeToolCabin para comprobar su calidad y precisión?
Sí. Cada herramienta del sitio pasa pruebas automáticas en navegadores reales para comprobar que el resultado es correcto y que no hay errores. Si encuentras un fallo o tienes una sugerencia, escríbenos a [email protected] y lo revisaremos.